Naučte sa mať čas

Naučte sa mať čas
11.7.2016 v kategórii Mama, autor PhDr. Gabriela Kanalašová, foto: istockphoto.com

Čas je veličinou, hodnotou, ktorú sú každý človek veľmi váži. Je to jednorázový zdroj, každému z neho prináleží rovnaké množstvo na deň. Nedá sa vypnúť ani zapnúť či zastaviť, zväčšiť ani skladovať. Je preto dôležité vedieť, ako svoj čas správne investovať, plánovať, organizovať a využiť. To nám môže prácu uľahčiť, priniesť relaxáciu, ale aj znervózňovať nás či byť pod tlakom časového stresu.

Existujú rôzne druhy času. Z pohľadu organizovania času je významné jeho delenie na čas, na ktorý máme vplyv, tzv, disponibilný čas a čas, na ktorý vplyv nemáme. Aby sme dokázali účinne organizovať svoj čas, mali by sme sa naučiť používať pravidlo 80:20. Toto pravidlo hovorí, že človek zvyčajne dosiahne 80% výsledkov za 20% času a zvyšných 20% výsledkov si vyžaduje až 80% času. Zaujímavé je zistenie, že väčšina ľudí strávi až 80% času vykonávaním činností, ktoré sa len málo alebo vôbec neoplatia a ktoré si nikto nevyžaduje. Na to, aby sme svojím drahocenným časom neplytvali, si stačí uvedomiť, že nemusíme byť za každú cenu perfektní.

Ako si čo najlepšie zorganizovať čas?

Pri organizácii času zohrávajú najdôležitejšiu úlohu tieto zásady:

  • eliminovanie,
  • stanovenie priorít,
  • efektívne delegovanie,
  • neodkladanie práce,
  • energetický cyklus.

1. eliminovanie – jedná sa v podstate o vyradenie nepotrebných činností. Je to proces rozhodovania o tom, čo neurobiť, hneď na začiatku vyradiť činnosti, ktoré nie je potrebné riešiť, odmietnuť to, čo nie je dôležité. Počas vykonávanie tejto činnosti je dôležité zvážiť, či výsledok činnosti bude hodný množstva vynaloženého času a teda adekvátny;

2. stanovenie priorít – ak sme sa rozhodli, ktoré činnosti je potrebné vykonať, je dôležité stanoviť poradie ich riešenia. To najefektívnejšie urobíme podľa priority tej – ktorej činnosti. Pri stanovení priority rozhoduje obsah a termín danej činnosti. Činnosti delíme na dôležité a naliehavé. Dôležité činnosti si obyčajne nevyžadujú okamžité riešenie, preto je potrebné stanoviť im nejaký termín riešenia. Naliehavé činnosti, naopak, nezdržia odklad, je potrebné ich urobiť častokrát aj hneď. Pri stanovení priorít musíme dávať veľký pozor na to, aby naliehavé činnosti nevytlačili do úzadia dôležité činnosti až do takej miery, že na ich riešenie nám neostane čas. Preto je vhodné stanoviť si časovú potrebu pre každú z aktivít a poradie ich spracovania (riešenia). Netreba zabúdať na dôležitý fakt a to, že na dôležitých veciach sa má pracovať bez časového stresu;

3. efektívne delegovanie – táto zásada hovorí o prenášaní svojej práce na iných. Tejto zručnosti sa treba učiť. Pri delegovaní je dôležité vedieť rozhodnúť, ktorú činnosť nemusíme urobiť sami, ale môžeme ju preniesť na niekoho iného, napr. z rodinných príslušníkov, deti, manžela, v práci podriadených. Efektívne delegovanie nás odbremení od časti práce, šetrí náš čas a rozvíja schopnosti osôb, ktoré sme delegovali. Efektívne delegovať znamená tiež poveriť iné osoby takými úlohami, ktoré sú podnetné a majú význam. Je dôležité naučiť sa delegovať činnosti na druhých aj za cenu, že daná práca bude vykonaná menej precízne, než by sme ju vykonali my sami;

4. neodkladanie práce na neskôr – je dobré opýtať sa samých seba, čo môžeme urobiť dnes, aby sme sa vyhli napr. časovému stresu v budúcnosti. Takmer každú prácu, činnosť je potrebné urobiť v nejakom termíne, preto by sme ju nemali odkladať ani z dôvodu, že je nudná, nechce sa nám, nemáme na ňu práve čas. Tento problém ľahko vyriešime, ak si stanovíme hodinu denne ne činnosti, ktoré by sme najradšej odložili, neurobili ich a určíme si ich termín tak, aby časovo predbiehal termín stanovený na ukončenie či odovzdanie danej práce, činnosti;

5. energetický cyklus – každý z nás má „svoju časť dňa“, čas, kedy dosahujeme najvyšší výkon, výsledky sa nám dosahujú ľahko, je to naše energetické maximum. Čas nášho energetického maxima by sme mali poznať. V tomto čase by sme mali vykonávať najdôležitejšie práce a činnosti, ktoré si vyžadujú pamäť, maximálnu koncentráciu, rozhodnosť. V čase zníženej výkonnosti by sme mali vykonávať práce, ktoré sú menej náročné a nevyžadujú si toľko energie ako činnosti dôležité. Zlé využívanie času môže vyústiť do stresov, frustrácie a napokon až k poškodeniu zdravia.

Čím môžu byť spôsobené straty času?

Straty času môžu byť spôsobené:

  • nami samými – ak si čas ale aj svoju prácu organizujeme zle, nie sme k danej činnosti dostatočne motivovaní a teda nemáme o ňu veľký záujem, ak nie sme schopní povedať „nie“ a druhí nás tak ľahko presvedčia aj na vykonanie práce za nich, ak trpíme pocitom vyhasnutia a cítime sa vyčerpaní, ak sme prehnane perfekcionistickí, aj keď si to situácia ani daná činnosť nevyžaduje či ak hľadáme akýkoľvek iný spôsob, ako sa danej činnosti vyhnúť (klebetenie, telefonáty, upratovanie, iná práca...);
  • prostredím – neohlásené a neočakávané návštevy, telefonické rozhovory, čakanie na niekoho, rušivé prostredie, ktoré nám nedovoľuje sústrediť sa na danú činnosť.

Kľúčovými príčinami nedostatku času sú predovšetkým nedostatok vedomostí, znalostí a zručností ako svoj čas manažovať a organizovať, ale aj škodlivé názory, predsudky či pevne zakorenené zlozvyky.

Ak chcem, aby sa čas nestal naším nepriateľom, naučme sa ho správne plánovať a organizovať. Chce to trocha snahy, no nie je to nereálne. Vyberme si 2 – 4 činnosti, ktoré chceme cez deň urobiť a snažme sa pritom nerozptyľovať zbytočnosťami, neodvracajme svoju pozornosť od naplánovanej aktivity a verme si, že tieto aktivity dokážeme včas vykonať. V neposlednom rad si predstavme, ako sa budeme cítiť, aký budeme mať pocit, keď sa nám to podarí. Správnym organizovaním svojho času budeme mať dostatok času na relax, oddych aj naše koníčky.